TJAM avança na jornada da transformação digital para aumentar a produtividade da área administrativa

Em dois meses de implantação, o projeto Solar BPM já trouxe resultados expressivos em prol da produtividade e da eficiência administrativa, com mais de 150 novos processos digitais cadastrados por dia.

O Tribunal de Justiça do Amazonas (TJAM) é um dos pioneiros na digitalização de processos na esfera jurídica. A área administrativa do Tribunal é digital desde 2011, quando o órgão adotou o Sistema de Gestão de Processos Administrativos Digitais (CPA), desenvolvido pela Softplan. Depois de dar esse primeiro passo na jornada rumo à transformação digital, o TJAM decidiu continuar inovando: implantou a nova versão do CPA, hoje chamada Solar BPM, com novas funcionalidades para mapear e redesenhar os fluxos de trabalho e automatizar os processos. Essa modernização garante uma melhora significativa nas atividades administrativas com a otimização dos processos de trabalho e, por consequência, a gestão mais eficiente do Judiciário.

A área administrativa do TJAM atende as demandas dos 183 magistrados e 1.850 servidores distribuídos nas 61 Comarcas do Estado. Em 2019 o volume mensal de processos administrativos abertos foi de 3 mil. Para garantir que a área meio conseguisse atender todos os pedidos com a agilidade necessária, a gestão 2018-2020 do Tribunal, que tem à frente o desembargador Yedo Simões, passou a buscar formas de aumentar a produtividade dos servidores sem sobrecarregá-los.

O diretor de TI, Thiago Franco, explica que a escolha pela nova versão do CPA foi feita com base na experiência com o antigo sistema e com o Sistema de Automação da Justiça (SAJ), que também faz parte do portfólio de soluções da Softplan, utilizado na atividade-fim do órgão. “Nós escolhemos dar continuidade ao que já usávamos pois, além de o CPA satisfazer todas as nossas necessidades, conhecemos o trabalho da Empresa e sabemos que ela tem know-how para auxiliar nessa transformação digital”, afirma Franco.

O objetivo do TJAM é proporcionar à área administrativa o mesmo salto que foi dado na área jurisdicional. Franco conta que, apesar de já ter os processos digitais, a área administrativa ainda usa a lógica do processo físico para fazer a tramitação dos documentos e é justamente neste ponto que o Tribunal está querendo implementar a mudança, com mapeamento e desenho de fluxos mais eficientes de trabalho.

Os trabalhos começaram em julho de 2019 e, além do projeto de migração para o Solar BPM, a equipe da Softplan iniciou também a implantação do Sistema de Gestão Veicular (SGV) e do Painel Gerencial (BI). O Sistema de Gestão Veicular tem o objetivo de aumentar a eficiência e otimizar os recursos – com ele os servidores responsáveis conseguem acompanhar todas as informações referentes ao uso da frota, identificando, com base nas datas de manutenções anteriores, a necessidade de novos reparos, controlando o uso de combustível e garantindo o pleno funcionamento dos veículos.

O Solar BPM oferece uma interface agradável e fácil de usar, com assinatura digital nativa, módulo de tarefas e outras funcionalidades que agilizam a tramitação e permitem a automação dos processos. A Gerente de Contas da Softplan, Liliane Frez, responsável pelo projeto, explica que com essa modernização, o Tribunal poderá dar mais celeridade e vazão em suas atividades como, por exemplo, trabalhar de forma paralela com os processos digitais, por meio do novo Módulo de Tarefas. Além disso, uma grande expectativa é a utilização do aplicativo mobile que, em breve, será disponibilizado, permitindo agilidade na tomada de decisão dos gestores, a qualquer hora e de qualquer lugar. “Essas novas funcionalidades tornam os processos mais ágeis, reduzindo o tempo de tramitação e otimizando os recursos empregados, permitindo que os servidores trabalhem de forma mais estratégica e eficiente”, afirma Liliane.

Desafio

Para realizar a implantação da nova versão do CPA, a equipe da Softplan teve o desafio de, em três meses, migrar toda a base de dados que o TJAM tinha no CPA antigo, em formato DB2, para a nova versão em SQL Server. O volume total de dados e arquivos no sistema era enorme: superava 1TB.

Depois de definir a estratégia, a equipe da Softplan realizou três ensaios em seu ambiente interno e no ambiente de produção do TJAM para garantir que todos os dados e documentos seriam transferidos com sucesso. “Só depois de termos a segurança de que a migração aconteceria da forma correta, realizamos o processo no ambiente do TJAM e os feedbacks que recebemos foram muito positivos. Não tivemos nenhum relato de inconsistência de dados ou de qualquer outro problema, o que gerou ainda mais segurança e satisfação aos usuários”, explica Patrícia Ribas, Gestora de Projetos da Softplan.

Capacitação

Durante todo o projeto no TJAM houve uma comunicação intensa com os servidores, ações de sensibilização e uma série de capacitações presenciais e a distância – tudo concebido de maneira customizada para a realidade do Tribunal. Um grupo de multiplicadores foi estrategicamente capacitado, de forma presencial, para repassar o conhecimento adquirido a outros colaboradores. O curso a distância (EaD) oportunizou que todos os servidores, em especial aqueles que ficam alocados fora de Manaus, tivessem acesso aos novos conteúdos, disponíveis a qualquer tempo e acessíveis de qualquer lugar, o que resultou não só em economia ao TJAM mas também em maior agilidade e autonomia aos servidores durante o aprendizado.

A Coordenadora de Capacitação da Softplan, Ana Christina da Silva, conta que todas as etapas da capacitação, desde o planejamento do conteúdo e a sensibilização dos servidores até a realização dos treinamentos e a medição da satisfação é produzida de maneira personalizada, contemplando orçamento e necessidades do órgão e falando a linguagem do servidor público. “Acredito que a capacitação que considera todas essas particularidades resulta em sucesso, como foi o caso do TJAM, com as médias de satisfação acima de nove”.

Resultados

Ter um sistema especialista e capacitar os servidores trouxe, com dois meses de uso, resultados expressivos para a produtividade e a eficiência da área administrativa do Tribunal. Durante o período, foram mais de 150 novos processos digitais cadastrados por dia, uma média de 800 acessos diários, mais de 20 mil peças inseridas e 25 mil tramitações de processos.

Além dos resultados já alcançados, o TJAM tem expectativas muito positivas para os próximos meses. “Com o uso das novas funcionalidades, como a versão mobile da solução, vamos reduzir os gargalos de atendimento e o tempo de tramitação, trabalhar com um acervo mais enxuto e otimizar os fluxos de processos”, explica Thiago Franco. Além do aumento de agilidade, Franco destaca a tomada de decisões mais assertivas e baseada em dados, com a visão gerencial dos processos que é permitida pela ferramenta. E esse é justamente o objetivo da transformação digital no setor público: ações bem pensadas, transparência, performance eficiente e um serviço de excelência prestado à sociedade.

Com informações da Assessoria de Comunicação da Softplan

Arte: Ascom Softplan

Foto: Raphael Alves/Arquivo TJAM

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